RUCIANE RESIDENCE
Apartamenty butikowe nad jeziorem
POLITYKA PRYWATNOŚCI
Zasady przetwarzania danych osobowych Gości i użytkowników strony internetowej
Niniejsza Polityka prywatności określa zasady przetwarzania danych osobowych Gości obiektu Ruciane Residence oraz użytkowników strony internetowej rucianeresidence.pl, zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych (RODO) oraz innymi obowiązującymi przepisami prawa polskiego.
Polityka prywatności stanowi uzupełnienie Regulaminu pobytu Ruciane Residence i powinna być z nim odczytywana łącznie.
1. Administratorem danych osobowych jest Pani Oliwia Skolimowska, prowadząca obiekt noclegowy Ruciane Residence pod adresem: ul. Wiejska 27, 12-220 Ruciane-Nida (zwana dalej „Administratorem”).
2. Kontakt z Administratorem w sprawach związanych z ochroną danych osobowych możliwy jest pod adresem e-mail: kontakt@rucianeresidence.pl lub telefonicznie pod numerem: +48 533 887 244.
3. Administrator nie wyznaczył Inspektora Ochrony Danych. We wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych prosimy o kontakt bezpośrednio z Administratorem.
1. Dane osobowe Gości oraz użytkowników strony internetowej przetwarzane są w następujących celach:
a) realizacja umowy o świadczenie usług noclegowych (rezerwacja, zameldowanie, pobyt, wymeldowanie, kontakt organizacyjny) – art. 6 ust. 1 lit. b RODO,
b) wypełnianie obowiązków prawnych ciążących na Administratorze, w szczególności obowiązków podatkowych i rachunkowych (m.in. wystawianie faktur, ewidencja opłat) – art. 6 ust. 1 lit. c RODO,
c) zapewnienie bezpieczeństwa osób i mienia poprzez monitoring wizyjny obejmujący części wspólne i teren zewnętrzny Obiektu – art. 6 ust. 1 lit. f RODO (uzasadniony interes Administratora),
d) ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń wynikających z umowy lub z działalności Administratora – art. 6 ust. 1 lit. f RODO (uzasadniony interes Administratora),
e) obsługa zapytań kierowanych za pośrednictwem formularzy kontaktowych, telefonu, poczty e-mail lub innych kanałów komunikacji – art. 6 ust. 1 lit. b i lit. f RODO,
f) przesyłanie informacji marketingowych i newslettera – wyłącznie w przypadku wyrażenia odrębnej, dobrowolnej zgody – art. 6 ust. 1 lit. a RODO,
g) obsługa zapytań i opinii Gości po pobycie, w tym w ramach platform rezerwacyjnych, w celu doskonalenia jakości usług – art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
1. Administrator przetwarza dane osobowe w zakresie niezbędnym do realizacji wyżej wymienionych celów. Mogą to być w szczególności:
a) imię i nazwisko,
b) adres zamieszkania lub adres do korespondencji,
c) numer telefonu i adres poczty elektronicznej,
d) dane dotyczące pobytu (termin, liczba osób, wybrany apartament, preferencje pobytowe, informacja o pobycie ze zwierzęciem),
e) dane płatnicze i transakcyjne (numer rachunku bankowego, dane dotyczące przelewu lub płatności BLIK, identyfikator transakcji),
f) wizerunek – wyłącznie w zakresie objętym monitoringiem wizyjnym części wspólnych i terenu zewnętrznego Obiektu,
g) adres IP oraz dane techniczne urządzenia w przypadku korzystania ze strony internetowej rucianeresidence.pl,
h) treść korespondencji prowadzonej z Administratorem.
2. Administrator nie przetwarza danych szczególnych kategorii (tzw. danych wrażliwych) w rozumieniu art. 9 RODO, z wyjątkiem sytuacji, gdy zostały one dobrowolnie podane przez Gościa (np. informacja o diecie lub szczególnych potrzebach związanych z pobytem).
1. Dane osobowe mogą być udostępniane następującym kategoriom odbiorców, wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji celów określonych w § 2:
a) dostawca systemu rezerwacyjnego i Channel Managera (Hotres),
b) operator portalu rezerwacyjnego, za pośrednictwem którego dokonano rezerwacji (Booking.com),
c) banki obsługujące rachunek bankowy Administratora oraz banki Gości – w zakresie niezbędnym do realizacji płatności (przelew bankowy, BLIK),
d) podmioty świadczące usługi księgowe, rachunkowe i podatkowe na rzecz Administratora,
e) dostawca usług hostingowych oraz utrzymania strony internetowej rucianeresidence.pl,
f) dostawca usług poczty elektronicznej,
g) podmioty serwisujące system monitoringu wizyjnego,
h) kancelarie prawne i podmioty windykacyjne – w przypadku dochodzenia lub obrony roszczeń,
i) podmioty uprawnione na podstawie obowiązujących przepisów prawa (m.in. organy podatkowe, organy ścigania).
2. Wszystkie podmioty przetwarzające dane osobowe na zlecenie Administratora działają na podstawie umów powierzenia przetwarzania danych zawartych zgodnie z art. 28 RODO oraz zapewniają odpowiedni poziom ochrony danych.
1. W przypadku dokonania rezerwacji za pośrednictwem portalu rezerwacyjnego (np. Booking.com), dane osobowe Gościa są początkowo zbierane i przetwarzane przez ten portal jako odrębnego administratora danych, na podstawie jego własnej polityki prywatności.
2. Następnie dane niezbędne do realizacji rezerwacji (m.in. imię i nazwisko, dane kontaktowe, termin i szczegóły pobytu) przekazywane są Administratorowi za pośrednictwem systemu Channel Manager, w celu realizacji umowy o świadczenie usług noclegowych.
3. Od momentu otrzymania danych przez Administratora, ich dalsze przetwarzanie odbywa się zgodnie z niniejszą Polityką prywatności.
4. W celu zapoznania się z zasadami przetwarzania danych przez portale rezerwacyjne, prosimy o zapoznanie się z politykami prywatności tych podmiotów dostępnymi na ich stronach internetowych.
1. Co do zasady dane osobowe nie są przekazywane do państw spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG) ani do organizacji międzynarodowych.
2. W przypadku gdy korzystanie z określonych usług (np. niektórych narzędzi analitycznych lub komunikacyjnych) wiąże się z przekazaniem danych poza EOG, Administrator zapewnia odpowiedni poziom ochrony danych, w szczególności poprzez zawarcie standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską lub korzystanie z dostawców objętych decyzją o adekwatności.
1. Dane osobowe są przechowywane przez okres niezbędny do realizacji celów, dla których zostały zebrane, a następnie zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa:
a) dane rezerwacyjne i meldunkowe – przez okres realizacji umowy oraz następnie do czasu przedawnienia roszczeń wynikających z umowy,
b) dane zawarte w dokumentach księgowych i podatkowych – przez okres wymagany przepisami prawa, co do zasady 5 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym powstał obowiązek podatkowy,
c) nagrania z monitoringu wizyjnego – przez okres do 14 dni od dnia ich zarejestrowania, po czym ulegają automatycznemu nadpisaniu, chyba że stanowią dowód w postępowaniu prowadzonym na podstawie obowiązujących przepisów – wówczas okres ich przechowywania ulega odpowiedniemu wydłużeniu,
d) dane przetwarzane w celu dochodzenia lub obrony roszczeń – do czasu przedawnienia roszczeń wynikających z umowy lub z mocy prawa,
e) dane przetwarzane na podstawie zgody (np. newsletter) – do czasu wycofania zgody,
f) dane zawarte w korespondencji – przez okres niezbędny do udzielenia odpowiedzi i zachowania historii kontaktu, nie dłużej jednak niż przez okres przedawnienia ewentualnych roszczeń.
1. Każdej osobie, której dane dotyczą, przysługują następujące prawa:
a) prawo dostępu do swoich danych osobowych oraz uzyskania ich kopii (art. 15 RODO),
b) prawo do sprostowania (poprawiania) danych nieprawidłowych lub uzupełnienia danych niekompletnych (art. 16 RODO),
c) prawo do usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”) – w przypadkach określonych w art. 17 RODO,
d) prawo do ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO),
e) prawo do przenoszenia danych – w przypadkach określonych w art. 20 RODO,
f) prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych opartego na uzasadnionym interesie Administratora (art. 21 RODO),
g) prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie – w zakresie danych przetwarzanych na podstawie zgody (cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano przed jej wycofaniem),
h) prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa), jeżeli osoba uzna, że przetwarzanie jej danych narusza przepisy RODO.
2. W celu realizacji powyższych praw prosimy o kontakt z Administratorem za pośrednictwem danych kontaktowych wskazanych w § 1.
1. Podanie danych osobowych jest:
a) niezbędne do zawarcia i realizacji umowy o świadczenie usług noclegowych – brak podania danych uniemożliwia dokonanie rezerwacji i pobyt w Obiekcie,
b) wymagane przez przepisy prawa, w szczególności podatkowe i rachunkowe – w zakresie wynikającym z tych przepisów,
c) dobrowolne – w przypadku danych przetwarzanych na podstawie zgody (np. zapis na newsletter) lub danych podawanych w ramach korespondencji nieobligatoryjnej.
2. W zakresie monitoringu wizyjnego – przebywanie na terenie Obiektu objętym monitoringiem wiąże się z rejestracją wizerunku, co wynika z uzasadnionego interesu Administratora w postaci zapewnienia bezpieczeństwa osób i mienia.
1. Dane osobowe nie są wykorzystywane do zautomatyzowanego podejmowania decyzji, w tym profilowania, wywołującego skutki prawne lub w podobny sposób istotnie wpływającego na osobę, której dane dotyczą.
1. Strona internetowa rucianeresidence.pl wykorzystuje pliki cookies (tzw. „ciasteczka”) – niewielkie pliki tekstowe zapisywane na urządzeniu końcowym użytkownika.
2. Pliki cookies wykorzystywane są w celu:
a) zapewnienia prawidłowego funkcjonowania strony internetowej (cookies niezbędne),
b) zapamiętywania ustawień i preferencji użytkownika (cookies funkcjonalne),
c) analizowania sposobu korzystania ze strony oraz tworzenia statystyk odwiedzin (cookies analityczne),
d) świadczenia usług reklamowych i marketingowych – wyłącznie za zgodą użytkownika (cookies marketingowe).
3. Cookies niezbędne wykorzystywane są bez konieczności uzyskania zgody, na podstawie uzasadnionego interesu Administratora. Pozostałe cookies wymagają wyrażenia zgody przez użytkownika za pomocą banera cookies wyświetlanego na stronie.
4. Użytkownik może w dowolnym momencie zmienić ustawienia plików cookies w swojej przeglądarce internetowej, w tym całkowicie zablokować ich obsługę. Wyłączenie cookies niezbędnych może jednak wpłynąć na poprawne działanie niektórych funkcji strony.
5. Strona internetowa może korzystać z narzędzi analitycznych dostawców zewnętrznych (m.in. Google Analytics) – wyłącznie po uzyskaniu zgody użytkownika. Szczegółowe informacje o przetwarzaniu danych przez tych dostawców znajdują się w ich politykach prywatności.
1. W przypadku wyrażenia odrębnej, dobrowolnej zgody, adres e-mail Gościa lub użytkownika może być przetwarzany w celu przesyłania informacji marketingowych, ofert specjalnych oraz newslettera dotyczącego usług świadczonych przez Ruciane Residence.
2. Podstawą prawną przetwarzania danych w tym celu jest dobrowolna zgoda osoby, której dane dotyczą (art. 6 ust. 1 lit. a RODO), w związku z art. 10 ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną oraz art. 172 Prawa telekomunikacyjnego.
3. Podanie adresu e-mail w celu otrzymywania newslettera jest dobrowolne, a brak jego podania nie wpływa na możliwość korzystania z usług noclegowych.
4. Dane przetwarzane są do czasu wycofania zgody na otrzymywanie newslettera.
5. Każda osoba może w dowolnym momencie zrezygnować z otrzymywania newslettera poprzez kliknięcie w link rezygnacji umieszczony w stopce każdej wiadomości lub kontaktując się z Administratorem na adres e-mail wskazany w § 1.
6. Cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania danych, które miało miejsce przed jej wycofaniem.
1. Płatności za pobyt mogą być realizowane na dwa sposoby:
a) przelewem bankowym – na rachunek bankowy Administratora wskazany w potwierdzeniu rezerwacji,
b) płatnością BLIK – realizowaną bezpośrednio z aplikacji bankowej Gościa na rachunek bankowy Administratora.
2. W obu przypadkach płatność realizowana jest bezpośrednio pomiędzy bankiem Gościa a bankiem Administratora, bez pośrednictwa zewnętrznego operatora bramki płatniczej.
3. W ramach realizacji płatności bankom Gościa i Administratora przekazywane są dane niezbędne do wykonania transakcji, w szczególności: imię i nazwisko nadawcy, numer rachunku bankowego, kwota oraz tytuł przelewu. Dane te przetwarzane są przez banki na podstawie obowiązujących przepisów prawa (w szczególności ustawy Prawo bankowe oraz przepisów AML).
4. Administrator nie przechowuje danych autoryzacyjnych do bankowości elektronicznej Gości.
5. Dane związane z płatnościami zawarte w dokumentach księgowych przechowywane są przez okres wymagany przepisami prawa, w szczególności podatkowymi i o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy (AML) – co do zasady 5 lat.
1. Na terenie Obiektu funkcjonuje monitoring wizyjny obejmujący wyłącznie części wspólne oraz teren zewnętrzny, w szczególności: wejście do budynku, klatkę schodową, parking, ogród, teren